Wprowadzanie zmian w firmie to jedno z najtrudniejszych wyzwań, przed jakimi stają menedżerowie i właściciele biznesów. Nowe pomysły, strategie i procesy mogą przynieść znaczący postęp, ale wymagają odpowiedniego podejścia, by nie spotkać się z oporem pracowników i nie zdestabilizować działalności firmy. Dlatego też w dzisiejszym nagraniu wideo przedstawiam Wam 8 kroków, jakie należy podjąć, aby wprowadzać zmiany w firmie w sposób skuteczny i zgodny z interesami pracowników.
Jeśli jesteś menedżerem lub właścicielem firmy, który chce wprowadzić zmiany w swojej organizacji, koniecznie zobacz nagranie. Dowiesz się, jak odpowiednio przygotować się do zmian, jakie kroki podjąć, aby uniknąć błędów, oraz jak zachować zaangażowanie zespołu. Zmiany w firmie nie są łatwe, ale z odpowiednim podejściem można osiągnąć wiele korzyści.
Zapraszam do obejrzenia nagrania:
Dla tych, którzy wolą przeczytać:
Jeżeli wprowadzasz zmiany w swojej firmie, planujesz to zrobić albo masz za sobą jakieś nieudane próby, to koniecznie przeczytaj ten artykuł do samego końca.
Krok 1: Wywołaj poczucie konieczności wprowadzania zmian
Zbyt wiele razy to widziałem, kiedy szefostwo lub kadra kierownicza chce wprowadzić jakąś zmiany w firmie, ale w zasadzie to wygląda jakby im w ogóle nie zależało. Pierwszym krokiem, który trzeba podjąć, zanim zaczniemy wprowadzać zmiany w firmie, to wywołanie poczucia, że ta zmiana jest niezbędna, że ona jest konieczna, że albo doprowadzi nas do jakiegoś celu, który chcemy osiągnąć, albo jeżeli jej nie wprowadzimy, to poniesiemy dużą stratę. I bardzo ważne, że ta potrzeba, ta pilność wprowadzenia zmiany powinna emanować od ciebie jako od szefa i od całej kadry kierowniczej. Tutaj musicie być spójni, musicie wysyłać jeden komunikat, bo w przeciwnym razie to po prostu się nie uda.
Krok 2: Powołaj i stwórz zespół kierujący zmianą
W tym kroku musisz w pełni się przekonać i zbudować mocny zespół, który będzie wprowadzał zmiany. Uwaga! Wprowadzanie zmiany samemu jest delikatnie mówiąc ryzykowne. Dlatego potrzebujesz mieć mocny, silny zespół, który będzie mógł wpłynąć, będzie mógł oddziaływać na Waszych pracowników, na całą firmę.
Dlaczego to jest istotne? Bo jeżeli Ty będziesz próbował z jedną, dwoma, trzema osobami wprowadzić zmianę, a jest jeszcze obok gdzieś kilkanaście albo kilkadziesiąt innych, to po prostu się nie uda. Potrzebujesz wsparcia. Potrzebujesz zespołu, który przygotuje, zaprojektuje zmianę, a później będzie albo nadzorował, albo również wdrażał ją w życie. Uwaga! Bardzo ważne. Zespół kierujący zmianą wcale nie musi jej wdrażać, nie musi tego robić. Może ją zaprojektować np. razem z pracownikami. A później to, co jest najważniejsze – potrzebuje ją nadzorować, motywować, zachęcać ludzi do tego, żeby ją skutecznie wdrożyli.
Krok 3: Opracuj wizję i strategię wdrożenia zmiany
W dwóch poprzednich krokach najpierw przekonywaliśmy ludzi, pokazywaliśmy im, że zmiana jest potrzebna, później powołaliśmy zespół, który ma te zmiany przeprowadzić i dopiero z tym zespołem i ewentualnie z innymi pracownikami będziemy projektować zmiany. Najprościej mówiąc, jak się da – będziemy się zastanawiać,
- po pierwsze dokąd chcemy dojść, czyli dokąd te nasze działania mają doprowadzić, czyli jaki jest obraz końcowy tego, co chcemy zrobić,
- po drugie będziemy się zastanawiać, jakie działania należy podjąć, żeby tą zmianę wdrożyć.
Bardzo ważne, że w projektowaniu zmiany powinien brać udział cały zespół, który będzie później kierował tą zmianą i ewentualnie jeżeli jest taka potrzeba to specjaliści i inni pracownicy z firmy.
Dużym błędem jest, że Ty jako przedsiębiorca, jako szef wymyślasz sobie jakąś zmianę, potem powołujesz zespół i pokazujesz palcem mówią „a teraz Wy będziecie tą zmianę wdrażać w taki sposób”.
Nie, to nie jest zespół kierujący i kreujący zmianę. To są po prostu wykonawcy Twoich poleceń i to się nie uda.
Krok 4: Przekaż wizję i strategię dojścia do zmiany
Skup się na tym, żeby wyjaśnić jak najwięcej szczegółów po to, żeby Twój zespół zrozumiał, na czym będzie polegała zmiana, dokąd dążymy, dokąd zmierzamy. I bardzo ważne kiedy będziesz komunikować tę zmianę, to razem z Tobą powinien brać w tym udział cały zespół kierujący zmianą, cały zespół, który projektował te zmiany. Dlaczego? Bo ci ludzie też mają siłę wpływu. Ci ludzie też będą w stanie odpowiadać na dodatkowe pytania. Ci ludzie będą w stanie rozmawiać z pracownikami niższego szczebla i wyjaśniać im ich wątpliwości.
I bardzo ważne. W tym kroku czwartym nie chodzi o to, żeby przekonać ludzi już, albo żeby wzbudzić w nich jakieś nie wiadomo jak duże zaangażowanie. Nie, na razie chodzi o to, żeby im wyjaśnić, żeby zrozumieli, na czym będzie polegała zmiana. Oni mają zrozumieć dokładnie, na czym będzie polegała zmiana i mają zrozumieć dokładnie, dokąd zmierzamy.
I tu naprawdę przyda ci się zespół kierujący zmianą i ludzie, którzy będą Cię wspierać w tym tłumaczeniu. Bo niejednokrotnie w takim tłumaczeniu trzeba dość dużo cierpliwości, a części z nas przedsiębiorców cierpliwości czasami brakuje, więc przyda się zespół, który będzie dawał wsparcie, a może nawet ten zespół, który będzie tłumaczył, wyjaśniał po to, żeby ludzie zrozumieli, na czym będzie polegała zmiana.
Krok 5: Zachęć pracowników do działania
Z jednej strony będziemy ich mobilizować różnymi argumentami i korzyściami lub potencjalnymi stratami, które możemy ponieść, ale z drugiej strony bardzo dużą mobilizacją będzie też to, że jeżeli pojawią się jakieś ograniczenia. Twoim zadaniem i zadaniem zespołu kierującego zmianą będzie to, żeby te zmiany wyeliminować, żeby się ich pozbyć, żeby je usunąć po to, żeby zespół mógł ruszyć do przodu. Bo czasami bywa tak, że organizacyjnie jest coś niemożliwe do zrobienia. Ludzie o tym wiedzą, a my jako szefowie to ignorujemy. No i co? No i zmiana stoi w miejscu. Dlaczego? Bo ludzie są przekonani i chcieliby się zaangażować, ale coś ich blokuje.
Naszym zadaniem jest usunąć wszelkie blokady, przeszkody, czy to organizacyjne, czy to zasoby finansowe, a czasami ludzkie. Więc jeżeli ktoś będzie bardzo sabotować zmianę, która jest nieunikniona, to po prostu trzeba tę osobę usunąć.
Krok 6: Zauważaj, doceniaj i świętuj między okresowe sukcesy.
Nie ma nic gorszego niż sytuacja, kiedy przechodzimy kolejne kroki, zmiany, osiągamy sukcesy, ale tak jakby nikt ich nie widział.
To jest często sygnał dla pracowników, że prawdopodobnie ta zmiana w ogóle nie jest istotna. No bo przecież jak szef się tym nie interesuje, jak nie zauważa, jak nie docenia, jak nie świętuje, no to to nie jest ważne. Dlatego tutaj, na tym 6 kroku jest bardzo, bardzo, bardzo istotne, żeby zauważać drobne sukcesy i je świętować, doceniać. I uwaga to nie musi być jakaś wielka impreza dla wszystkich pracowników, ale jeżeli jakiś zespół osiągnął sukces w kontekście zmiany, to przecież można zamówić pizzę, colę, piwa w pracy wiadomo nie można, ale po pracy mogą wyskoczyć sobie na piwo i świętować.
Docenić to, że ludzie się zaangażowali i docenić to, że osiągają sukcesy.
Krok 7: Działaj konsekwentnie i wytrwale, dopóki wizja zmiany nie stanie się rzeczywistością.
Krok poprzedni, szósty, czyli świętuj drobne sukcesy między okresowe bywa czasami złudny, bo ktoś mówi a dobra, to już żeśmy osiągnęli sukces, świętujemy i odpuszczamy. Nie, nie, nie, nie wolno ściągać nogi z gazu, bo kiedy ściągniesz nogę z gazu, to nastąpi rozluźnienie w zespole i wtedy już ta zmiana będzie dużo wolniejsza, niż mogłaby być. Dlatego bardzo ważne w kroku siódmym jest to, żeby konsekwentnie cały czas działać.
Ok, wczoraj świętowaliśmy, ale dzisiaj bierzemy się do roboty, bo naszym celem nie jest to, żeby osiągać drobne sukcesy i żeby na chwilę było fajnie, żeby na chwilę coś zmienić. Naszym celem jest to, żeby osiągnąć trwałą zmianę, a żeby osiągnąć trwałą zmianę wymagana jest praca i wypracowanie nowych nawyków.
A jak wiadomo wypracowywanie nowych nawyków bywa trudne. Dlatego pamiętaj, żeby po pierwszych sukcesach nie osiadać na laurach, tylko noga na gaz i jedziemy do kroku ósmego.
Krok 8: Stwórz nową kulturę organizacyjną i utrwalane nawyki
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, jesteś szefem, jesteś kierownikiem, jesteś kimś odpowiedzialnym za zmianę i po Twoim wyjściu z biura ludzie zaczynają pracować po staremu. To znaczy, że zmiana nie była skuteczna, że zmiana nie jest trwała. Dlatego twoim zadaniem jest tak długo trzymać nogę na gazie, aż zmiana będzie stała. Aż te nowe sposoby działania, nowe sposoby myślenia, nowe podejście do pracy tak mocno zakorzeniły się w ludziach, że oni po prostu będą je traktować jako swoje, jako nowe i jako w zasadzie już nie nowe, jako stare, jako sposoby działania, które już są na trwałe w naszej organizacji zakorzenione.
Dlatego pamiętaj, że trzeba tak długo pracować nad ludźmi z ludźmi, aż nowe nawyki, nowy sposób działania będą konsekwentnie wdrażane nawet wtedy, kiedy nas liderów, kiedy Ciebie nie ma w firmie. I na tym etapie bardzo ważne jest, żeby obserwować ludzi, obserwować całą organizację, reagować i cały czas korygować, jeżeli jest taka potrzeba, cały czas popychać ludzi do tego, żeby nabrali nowych nawyków.