Z mojej praktyki wynika, że temat wezwania do zapłaty, choć z pozoru wydaje się prosty, przysparza wiele wątpliwości. Poniżej kilka najczęściej pojawiających się problemów, które postaram się krótko omówić.
Czy można wzywać do zapłaty wielokrotnie?
Wielu naszych Klientów rezygnuje bądź odwleka wysłanie wezwania do zapłaty w obawie o utratę dobrych relacji z kontrahentami. Polecam wdrożenie dwuetapowego modelu, w którym eskalujemy nacisk na kontrahenta, dając jednocześnie czas na wyjaśnienie zaistniałej sytuacji.
Krok 1 – forma luźniejsza, nastawiona na podtrzymanie relacji, dialog. Tutaj dobrze sprawdza się forma mailowa, ustna, ewentualnie telefoniczna.
Krok 2 – sformalizowany. Należy stworzyć dokument (w dwóch egzemplarzach), który spełniając wymagania określone poniżej, będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia wierzytelności w sądzie.
Załóżmy, że chcę przejść do kroku nr 2 – co powinien zawierać taki dokument ?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty, bo o tym tutaj mowa, musi spełniać następujące funkcje:
- informować dłużnika o kwocie jaką musi zapłacić (wysokości zobowiązania),
- wskazywać źródło zobowiązania – numer faktury/noty obciążeniowej wraz z pierwotnie wyznaczonym terminem jej zapłaty,
- określać termin w jakim dłużnik powinien dokonać płatności zaległości np. 7 dni, wraz ze wskazaniem numeru rachunku bankowego, na który dłużnik winien dokonać wpłaty,
- zawierać informacje o konsekwencjach, jakie mogą nastąpić, jeżeli dłużnik nie zapłaci – czyli skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego,
- umożliwić polubowne załatwienie sprawy – jeżeli dłużnik zapłaci, to nie musimy wdawać się z nim w spór sądowy, a jeżeli tak się nie stanie, to mamy dowód na to, że próbowaliśmy załatwić naszą sprawę polubownie. Dowód ten przyda się w postępowaniu sądowym.
Czy warto wysyłać wezwanie do zapłaty ?
Ujmę to tak. Wierzyciel przygotowując się do ewentualnego postępowania sądowego musi uczynić zadość przepisom wymagającym podjęcie przez niego (wierzyciela) próby polubownego załatwienia sprawy (zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Przed nowelizacją Kodeksu postępowania cywilnego przedsądowe wezwanie do zapłaty nie było w większości wypadków wymagane. Wraz z nowelizacją Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzono obowiązek wykazania przez wierzyciela czy podjął on próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. Jeżeli wierzyciel nie podejmie takiej próby to ma obowiązek wyjaśnienia, dlaczego takiej próby nie podjął. Brak informacji w pozwie o próbie polubownego rozwiązania sporu może mieć daleko idące dla wierzyciela konsekwencje np. podjęcie przez sędziego decyzji o wezwaniu stron na spotkanie informacyjne (art. 1838 § 4 KPC) lub posiedzenie niejawne (art. 1838 § 5 KPC), co może przedłużyć postępowanie sądowe. W praktyce próbą rozwiązania sporu w sposób polubowny jest właśnie wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty, w którym zachęcamy naszego dłużnika do dogadania się co do spłaty zadłużenia przed wniesieniem pozwu do sądu. Warto je więc wysyłać.
W jakiej formie wysłać wezwanie do zapłaty?
Pamiętajmy, że przed sądem to my będziemy musieli dowieść, że taka czynność miała miejsce. Wobec tego nie unikajmy sprawdzonego rozwiązania jakim jest dokument (podpisany przez osobę upoważnioną) przesłany drogą pocztową, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na adres wskazany przez kontrahenta, np. w umowie. Drugi egzemplarz zachowujemy.
Co z tym dalej zrobić?
Konieczne jest archiwizowanie tego rodzaju dokumentacji wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (jeżeli taką formę wysyłki wybraliśmy). W ogóle polecam utworzyć osobne, małe archiwum na sprawy windykacyjne. Każdą sprawę przechowujmy opisaną, w oddzielnym skoroszycie – to bardzo pomaga w przypadku, kiedy sprawa trafi do sądu.
~ dr Adrian Olkis EPULEGAL SYSTEMS Sp. Z o.o.